Termeni de referință (RfP) pentru selectarea unui prestator de servicii creare video pentru MITP Awards

Denumire: „Video Production MITP Awards”

Perioada de prestare a serviciilor: Octombrie - Decembrie 2025

Denumire internă proiect: Campanie de promovare „Video Production MITP Awards”

Beneficiar: Administrația Parcului pentru tehnologia informației ”Moldova IT Park” (MITP)

I. DESCRIEREA PROIECTULUI

Administrația MITP lansează procedura de achiziție pentru servicii video dedicate promovării MITP Awards 2025 – competiția națională de referință care premiază inovația digitală din Republica Moldova. Obiectivul achiziției este de a crea materiale video dinamice și captivante care să reflecte poveștile și realizările excepționale ale companiilor participante care vor ajunge în finala competiției, poveștile de succes ale marilor câștigători și momentele cheie ale Galei MITP Awards. Evenimentul de premiere va avea loc pe 5 decembrie 2025, când vom celebra cele mai inovatoare soluții tech ale anului. Prin această campanie video, ne propunem să evidențiem impactul concursului asupra ecosistemului IT, să inspirăm noi inițiative și să creștem vizibilitatea sectorului tech atât la nivel local, cât și internațional.

Perioada de implementare: Octombrie - Decembrie 2025

II. DESCRIEREA SERVICIILOR

Următoarele obiective sunt de așteptat să fie îndeplinite în cadrul campaniei:

• Promovarea finaliștilor și câștigătorilor MITP Awards. Crearea unor materiale video care să evidențieze poveștile, realizările și impactul companiilor, startup-urilor și inițiativelor premiate, crescând astfel vizibilitatea lor pe plan național și internațional.
• Consolidarea prestigiului MITP Awards ca cel mai important eveniment tech din Republica Moldova. Evidențierea rolului galei în celebrarea inovației digitale și în recunoașterea contribuției companiilor și antreprenorilor la dezvoltarea sectorului IT.
• Reflectarea momentelor cheie ale Galei din 5 decembrie 2025. Realizarea unui aftermovie captivant care să surprindă atmosfera evenimentului, anunțarea câștigătorilor și networkingul de elită din cadrul galei.
• Creșterea vizibilității naționale și internaționale a evenimentului. Promovarea MITP Awards și a câștigătorilor săi prin materiale video dinamice, care să poziționeze Moldova pe harta globală a inovației tehnologice.
• Inspirarea ecosistemului tech și atragerea de noi inovații. Prezentarea parcursului competiției – de la aplicații și selecția finaliștilor până la Pitch Demo Day și Gala de Premiere – pentru a motiva participarea viitoare și implicarea comunității.

Livrabilele creative propuse în concept vor fi elaborate după caz în română și engleză.

Orice livrabil prezentat la prestarea serviciilor va fi considerat ca produs al Administrației MITP cu toate drepturile de autor incluse.

III. SARCINILE DE BAZĂ ÎN CADRUL PROIECTULUI

• Dezvoltarea conceptului creativ și a scenariului video

- Crearea unui concept vizual dinamic, aliniat identității MITP Awards 2025, și elaborarea unui scenariu clar pentru filmarea materialelor video cu finaliștii și câștigătorii;

- Stilul videourilor să fie modern, creativ și atractiv, cu efecte interactive, declarații interesante și elemente inedite, pentru a maximiza impactul vizual și emoțional.

• Formatul și durata materialelor video

- Durata: 2–3 minute per video;

- Format: Stil tip reportaj, care să includă: Interviu cu o persoană cheie din fiecare companie; Secvențe demo de prezentare a produsului, serviciului sau inițiativei nominalizate; Elemente vizuale reprezentative ale companiei, angajați, etc. (Excepție: reportajul post-eveniment).

• Cantitatea materialelor video dedicate MITP Awards 2025.

Elaborarea a 20 de videouri, după cum urmează:

- 12 videouri de prezentare (câte 3 finaliști pentru fiecare dintre cele 4 categorii de concurs);

- 1 video cumulativ mixat din prezentările celor 12 finaliști;

- 5 videouri de prezentare a celor 5 câștigători anunțați la Gala de Premiere MITP Awards;

- 1 video cumulativ mixat din prezentările celor 5 câștigători;

- 1 reportaj post-eveniment care să redea atmosfera și rezultatele Galei de Premiere MITP Awards, incluzând interviuri cu organizatori, membri ai juriului, câștigători, sponsori și participanți.

• Planificarea și organizarea filmărilor

- Stabilirea calendarului de filmare, a locațiilor și a logisticii necesare;

- Coordonarea echipei tehnice, a echipamentelor video/audio și pregătirea materialelor vizuale relevante;

- Pregătirea întrebărilor pentru intervievați, precum și gestionarea acestora pe întreg procesul de filmare.

• Filmarea și producția video

- Capturarea materialului video de înaltă calitate optimizat atât pentru platformele social media (Facebook, Instagram, TikTok, LinkedIn, YouTube), cât și pentru proiecția pe ecrane mari în timpul evenimentului;

- Integrarea elementelor vizuale conform identității grafice MITP Awards 2025 (logo, culori, animații, grafice).

• Editare, post-producție și optimizare pentru social media

- Montarea materialelor filmate în versiuni dedicate pentru format orizontal (16:9) și vertical (9:16), optimizate pentru diverse platforme social-media;

- Adăugarea de efecte vizuale, intro, generice, disclaimere, animații, texte explicative, burtiere de nume și subtitrări (RO/ENG, după caz);

- Traducerea RO/ENG/RU va fi realizată de compania de prestare a serviciilor video;

- Integrarea muzicii cu drepturi de autor.

• Grafic de livrare a materialelor video

- Videouri finaliști (13 materiale) - Producția începe după 15 octombrie 2025 (odată cu anunțarea finaliștilor). Termen final de livrare: 31 octombrie 2025.

- Videouri câștigători (6 materiale) - Filmare și producție pe 5 decembrie 2025, în ziua Galei de Premiere MITP Awards. Termen final de livrare: 17 decembrie 2025.

- Reportaj Gala de Premiere MITP Awards (1 material) - Filmare pe 5 decembrie 2025 (în cadrul evenimentului). Termen final de livrare: 8 decembrie 2025.

- Abaterea de la graficul de livrare va fi taxată și nu va fi acceptată decât în cazuri de forță majoră.

- Livrarea tuturor materialelor video montate se va realiza și în format brut, fără inserții grafice (burtiere, subtitrări, logouri).

• Plan de aprobare.

Prestatorul se angajează să efectueze toate modificările solicitate de echipa de comunicare MITP, până la aprobarea versiunii finale.

• Plan de backup și arhivare.

Asigurarea unui sistem de backup pentru toate materialele video brute și fișierele de proiect, pentru a permite modificări ulterioare.

IV. INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI

Pentru aplicare, vă rugăm să analizați Termenii de referință (RFP) și să expediați pe mail o ofertă completă pentru implementarea campaniei „Video Production MITP Awards” de realizare a poveștilor de succes a finaliștilor și câștigătorilor competiției MITP Awards, precum și un reportaj de la Gala de premiere MITP Awards.

Oferta se va expedia pe adresele de mail: svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md, cu denumirea mesajului ”Video Production MITP Awards_[denumirea ofertantului]” și urmează să conțină 2 documente separate:

1. Propunere tehnică (maxim 10 pagini) care să conțină:

a. descrierea detaliată a planului de lucru și a serviciilor propuse, metodologia de realizare a proiectului în viziunea ofertantului, abordarea ofertantului în modul de prestare a serviciilor solicitate; termenul de realizare a serviciilor solicitate în cadrul proiectului;

b. prezentarea / background-ul ofertantului în care va fi prezentat obligatoriu:

  - Experiența anterioară de minim 3 ani în domeniul corespunzător termenilor de referință, servicii similare (producție video).

  - Capacitatea tehnică care confirmă disponibilitatea echipamentului video, audio, sistem de iluminare, prompter (după necesitate) și software de editare performant. De prezentat detalii despre resursele tehnice și tehnologice utilizate.

  - Capacitatea profesională a resurselor umane propuse pentru realizarea proiectului (CV-urile membrilor echipei).

c. Portofoliul prestatorului cu cel puțin 3 proiecte similare relevante realizate anterior. Portofoliul poate fi anexat la mesaj în cadrul depunerii Ofertei, sau poate fi inclus ca link.

d. Extras din Registrul de stat al persoanelor juridice, după caz.

e. Minim 2 referințe/scrisori de recomandare din partea beneficiarilor serviciilor ofertantului din ultimii 3 ani.

f. Declarația (semnată) de eligibilitate (modelul se anexează).

1. Propunerea financiară să fie prezentată în suma fixă în lei MDL, cu și fără TVA (sau cu mențiunea că prestatorul de servicii nu este plătitor TVA). Termenul de valabilitate a ofertei financiare: 20 zile.

Termen limită pentru depunere – 15 septembrie 2025, ora 18.00. Ofertele târzii nu vor fi acceptate.

Limba de prezentare a livrabilelor – limba română și engleză.

Orice solicitare de clarificări cu privire la această cerere de ofertă poate fi trimisă prin e-mail la adresele svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md până la data de 8 septembrie 2025, ora 18:00. Vom răspunde în scris (doar pe e-mail) la orice solicitare de clarificare primită înainte de termenul limită pentru clarificări, așa cum este indicat mai sus.

V. CRITERIILE DE ELIGIBILITATE ȘI CALIFICARE A OFERTANTULUI

• Ofertantul trebuie să asigure capacitatea de a acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință prin resurse și efort propriu sau, după caz, prin subcontractare. Nu vor fi calificate spre evaluare Ofertele care nu vor acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință.
• Prestatorul trebuie să dețină o experiență demonstrabilă de minimum 3 ani în realizarea de conținut video, dovedită printr-un portofoliu relevant. Portofoliul trebuie să evidențieze capacitatea de a produce materiale video de înaltă calitate, bine structurate și captivante, cu impact vizual semnificativ, adaptate atât pentru rularea pe ecrane mari, cât și pentru distribuirea pe platformele de social media.
• Prestatorul trebuie să demonstreze un portofoliu de proiecte similare, axate pe producția video. Se va solicita prezentarea unor exemple recente de video-uri create, care să arate capacitatea de a realiza tipul de materiale video solicitate.
• Prestatorul trebuie să dispună de echipamente profesionale, camere video de înaltă rezoluție, echipamente audio de calitate superioară, sisteme de iluminare, prompter (după necesitate) și software de editare performant. Acesta va trebui să prezinte detalii despre resursele și tehnologia de care dispune pentru a garanta calitatea finală a materialelor livrate.
• Doar dosarele complete, conform pozițiilor indicate în capitolul IV.INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI.

VI. CRITERIUL DE EVALUARE A OFERTELOR

Administrația MITP va selecta cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere economic și tehnic, cu evaluarea prin Metoda de compromis, potrivit criteriului de atribuire „Cel mai bun raport calitate – preț”.

O ofertă va fi respinsă dacă nu răspunde la aspecte importante ale Termenilor de referință sau dacă nu atinge punctajul minim indicat (60 de puncte).

Datele de mai sus pot fi modificate la discreția Moldova Innovation Technology Park. Orice modificare va fi publicată/expediată într-un amendament la acești Termeni de Referință.

Lansarea procedurii de achiziție nu obligă Administrația MITP să efectueze achiziţia respectivă.

Administrația MITP își rezervă dreptul de anulare a procedurii de achiziție din motive argumentate. Decizia de anulare a procedurii de achiziție nu generează vreo obligație a beneficiarului față de participanții la procedura de achiziții.