Termeni de referință (RfP) pentru selectarea unui prestator de Servicii de Comunicare și Promovare în Social-Media pentru MITP Awards

Denumire: „Social-Media for MITP Awards”

Perioada de prestare a serviciilor: Septembrie - Decembrie 2025 

Beneficiar: Administrația Parcului pentru tehnologia informației ”Moldova IT Park” (MITP)

I. DESCRIEREA PROIECTULUI

Administrația MITP lansează procedura de achiziție pentru selectarea unui prestator care să asigure servicii de comunicare și promovare în social media dedicate competiției MITP Awards 2025. MITP Awards este competiția națională, la a doua ediție, lansată în iunie 2025, dedicată recunoașterii celor mai inovative produse, servicii, startup-uri și inițiative digitale din Republica Moldova. Evenimentul se va încheia cu Gala de premiere din 5 decembrie 2025. Obiectivul principal al serviciilor solicitate în cadrul achiziției este să sprijine promovarea MITP Awards 2025 prin crearea și implementarea campaniei de comunicare pe social media, creșterea vizibilității competiției și atragerea publicului larg, promovarea Galei de premiere și reflectarea post-eveniment a concursului.

Perioada de implementare: Septembrie - Decembrie 2025 

II. DESCRIEREA SERVICIILOR

Obiective:

1. Creșterea vizibilității și notorietății evenimentului organizat de MITP. Dezvoltarea și implementarea unei strategii de comunicare pe rețelele sociale pentru promovarea evenimentului, care să poziționeze MITP ca un lider în domeniul IT și să atragă atenția publicului țintă.
2. Promovarea eficientă a evenimentului organizat. Crearea de conținut atractiv și interactiv (texte, vizualuri) care să maximizeze impactul MITP Awards, crescând numărul de participanți și implicarea online. 
3. Dezvoltarea unor campanii personalizate pe diverse platforme sociale (Facebook, Instagram, LinkedIN, Telegram, TikTok), pentru a crește gradul de implicare al participanților și pentru a stimula discuțiile relevante legate de evenimente și activitățile MITP.
4. Rapiditatea livrării și execuției taskurilor. Asigurarea unui timp de răspuns prompt și respectarea termenelor limită pentru livrarea materialelor și îndeplinirea cerințelor echipei de comunicare MITP, pentru a evita întârzierile și a menține fluxul eficient al proiectelor.

Ofertanții sunt încurajați să propună completări de conținut al campaniei, care în viziunea acestora sunt de interes, precum și recomandări în realizarea obiectivelor setate. Sugestiile de conținut considerate pertinente vor constitui un avantaj la analiza ofertei tehnice.

Livrabilele creative propuse în concept vor fi elaborate după caz în limba română și/sau engleză.

Orice livrabil prezentat la prestarea serviciilor va fi considerat ca produs al Administrației MITP cu toate drepturile de autor incluse. 

III. SARCINILE DE BAZĂ ÎN CADRUL PROIECTULUI

Dezvoltarea strategiei de comunicare și promovare.

- Crearea unui plan de comunicare dedicat MITP Awards care să includă obiective, mesaje cheie, public țintă, și canalele de distribuție. 

- Stabilirea unui calendar editorial pentru postările pe rețelele sociale, agreat și coordonat de echipa de comunicare MITP, pentru perioada septembrie-decembrie 2025.

Crearea și gestionarea conținutului pe canalele social-media.

- Crearea și redactarea textelor pentru postări, cu mesaje promoționale, anunțuri oficiale și call-to-action-uri relevante. 

- Editarea și realizarea materialelor vizuale (imagini, grafice, animații) pe baza identității vizuale existente. Pachetul grafic oficial va fi furnizat de către MITP și va putea fi ajustat în funcție de necesitățile echipei de creație.

- Publicarea și monitorizarea postărilor pe platformele de socializare relevante (Facebook, LinkedIn, Instagram, YouTube, TikTok), inclusiv a unei serii de videouri (inclusiv Reels) furnizate de echipa de comunicare MITP.

- Toate materialele vor fi livrate atât în format final, cât și în format editabil, pentru a permite ajustări ulterioare, dacă este necesar.

Crearea comunicatelor de presă și relația cu media

- Elaborarea și transmiterea comunicatelor de presă pre-eveniment și post-eveniment către mass-media, inclusiv către partenerii media oficiali ai evenimentului, pentru a asigura o acoperire mediatică amplă și eficientă.

- Comunicarea directă cu jurnaliștii: transmiterea invitațiilor de presă, furnizarea informațiilor suplimentare solicitate.

- Expedierea comunicatelor cu detalii, cifre și citate relevante despre eveniment și rezultatele obținute.

- Monitorizarea continuă a aparițiilor media și elaborarea unui raport detaliat privind impactul și vizibilitatea evenimentului în mass-media.

Gestionarea campaniilor de promovare plătite.

- Setarea, gestionarea și monitorizarea campaniilor de publicitate plătită pe platformele de social-media (Facebook, LinkedIn, Instagram, Google Ads etc.), cu scopul de a maximiza impactul și de a crește rata de participare la eveniment. Prestatorul va fi responsabil și pentru achitarea campaniilor, urmând ca aceste costuri să fie incluse în oferta financiară, cu un buget maxim de 6000 lei mdl.

- Realizarea raportului privind performanța campaniilor plătite. 

Design și pregătirea materialelor pentru tipar

- Crearea, adaptarea și livrarea fișierelor grafice pentru materiale printate precum broșuri, prezentări, roll-up-uri, invitații, stickere, tricouri, torbe, etc., în format pregătit pentru producție.

- Prestarea acestor servicii va fi realizată la cererea expresă a MITP, în funcție de necesitățile de promovare pe durata campaniei.

Monitorizare și raportare.

- Analizarea rezultatelor campaniilor și oferirea de rapoarte detaliate asupra performanței acestora (engagement, reach, conversii). 

- Propunerea de soluții pentru îmbunătățirea eficienței campaniilor viitoare.  

Consultanță și suport continuu.

- Asigurarea unei comunicări prompte și eficiente cu echipa de comunicare MITP pentru aprobarea materialelor și ajustarea campaniilor în funcție de feedback. 

- Oferirea de sugestii proactive pentru adaptarea mesajelor la tendințele din industrie și preferințele publicului.

IV. INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI

Pentru aplicare, vă rugăm să analizați Termenii de referință și să expediați pe e-mail o ofertă completă pentru elaborarea conceptului și implementarea campaniei „Social-Media for MITP Awards” de comunicare, promovare și reflectare în spațiul public a evenimentului organizat de MITP.

Oferta se va expedia pe adresele de e-mail: viorica.jereghi@mitp.md și svetlana.gore@mitp.md cu denumirea mesajului „Social-Media for MITP Awards_[denumirea ofertantului]” și urmează să conțină 2 documente separate:

1. Propunere tehnică (maxim 10 pagini) care să conțină:
2. descrierea detaliată a planului de lucru și a serviciilor propuse, metodologia de realizare a proiectului în viziunea ofertantului, abordarea ofertantului în modul de prestare a serviciilor solicitate; termenul de realizare a serviciilor solicitate în cadrul proiectului;
3. prezentarea / background-ul ofertantului în care va fi prezentat obligatoriu:

- Experiența anterioară de minim 3 ani în domeniul corespunzător termenilor de referință (comunicare și promovare în social-media). 

- Capacitatea resurselor umane propuse pentru realizarea proiectului (CV-urile membrilor echipei).

1. Portofoliul prestatorului cu cel puțin 3 proiecte similare relevante realizate anterior, preferabil pentru organizații sau evenimente din sectorul IT, economic sau public. Portofoliul poate fi anexat la mesaj în cadrul depunerii Ofertei, sau poate fi inclus ca link.
2. Extras din Registrul de stat al persoanelor juridice.
3. Minim 2 referințe/scrisori de recomandare din partea beneficiarilor serviciilor ofertantului în domeniul comunicării și promovării social-media din ultimii 3 ani.
4. Declarația (semnată) de eligibilitate (modelul se anexează).
5. Oferta financiară să fie prezentată în lei MDL, cu și fără TVA, sau cu mențiunea că prestatorul de servicii nu este plătitor TVA. Oferta financiară să conțină structura de costuri bazată per serviciu și livrabil propus pentru realizarea proiectului, conform necesităților Administrației Parcului. Termenul de valabilitate a ofertei financiare: 20 zile. 

Termen limită pentru depunerea Ofertelor – 20 August 2025, ora 18.00. Ofertele târzii nu vor fi acceptate.

Orice solicitare de clarificări cu privire la această cerere de ofertă poate fi trimisă prin e-mail la adresele svetlana.gore@mitp.md și viorica.jereghi@mitp.md până la data de 15 august 2025, ora 18:00, cu denumirea mesajului ”Clarificari_Social-Media for MITP Awards”. Vom răspunde în scris (doar pe e-mail) la orice solicitare de clarificare primită înainte de termenul limită pentru clarificări, așa cum este indicat mai sus.

V. CRITERIILE DE ELIGIBILITATE ȘI CALIFICARE A OFERTANTULUI

• Ofertantul trebuie să asigure capacitatea de a acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință prin resurse și efort propriu sau, după caz, prin subcontractare. Nu vor fi calificate spre evaluare Ofertele care nu vor acoperi în totalitate solicitările din Termenii de referință.

• Personal cu expertiză demonstrată/documentată, o echipă dedicată, formată din specialiști cu experiență în următoarele domenii:

- Copywriting și strategii de social-media, pentru crearea de conținut relevant și atractiv;

- Design grafic, pentru realizarea materialelor vizuale de impact;

- Analiză și raportare de performanță pe rețelele sociale, pentru optimizarea campaniilor și monitorizarea rezultatelor.

• Experiență demonstrată/documentată. Prestatorrul trebuie să aibă cel puțin 3 ani de experiență demonstrabilă în implementarea campaniilor de comunicare pe social-media privind promovarea evenimentelor. Această experiență trebuie susținută de un portofoliu relevant, care să reflecte abilitatea prestatorului de a adapta conținutul pentru social media și de a crea materiale vizuale captivante și bine structurate, optimizate pentru publicul-țintă.;

• Doar dosarele complete, conform pozițiilor indicate în capitolul IV.INSTRUCȚIUNI PENTRU OFERTANȚI.

VI. CRITERIUL DE EVALUARE A OFERTELOR

Administrația MITP va selecta cea mai avantajoasă ofertă din punct de vedere economic și tehnic, cu evaluarea prin Metoda de compromis, potrivit criteriului de atribuire „Cel mai bun raport calitate – preț”.

O ofertă va fi respinsă dacă nu răspunde la aspecte importante ale Termenilor de referință sau dacă nu atinge punctajul minim indicat (60 de puncte).

Datele de mai sus pot fi modificate la discreția Administrației MITP. Orice modificare va fi publicată/expediată într-un amendament la acești Termeni de Referință.

Lansarea procedurii de achiziție nu obligă Administrația MITP să efectueze achiziţia respectivă. Administrația MITP își rezervă dreptul de anulare a procedurii de achiziție din motive argumentate. Decizia de anulare a procedurii de achiziție nu generează vreo obligație a beneficiarului față de participanții la procedura de achiziții.